Challenge d'été ALTAIR-ASUB 2019

CONSIGNES ORGANISATEURS

Merci d’avoir accepté de prendre en charge une des 24 soirées du challenge d’été ALTAIR – ASUB édition 2019.

Nous vous rappelons tout d’abord les grands principes de cette organisation.

OBJECTIFS POURSUIVIS

  • se défouler en fin de semaine en pratiquant notre sport favori dans le bois

  • améliorer sa technique

  • améliorer sa condition physique

  • accueillir et initier les nouveaux membres

  • vivre ce rendez-vous du vendredi soir dans un esprit de convivialité

Il ne s’agit pas d’organiser une nationale : ne vous compliquez donc pas la vie inutilement par des exercices trop compliqués ...

MODALITES DES ORGANISATIONS

Horaires

  • De 18h00 à 19h15 , (17h30 à 18h30 en septembre).

  • Veillez à ouvrir votre secrétariat dès 17H45 (17H15 en septembre). ATTENTION : après 19h15 (18h30 en septembre), il n’y aura plus de départ chronométré ; les concurrents partiront alors sans temps et sur un parcours court sans garantie de présence de balises dans le bois .

  • Débalisage par l’organisateur du vendredi suivant à partir de 19h45 (19h15 en septembre).

CIRCUITS

A prévoir 5 circuits :

  • 2 parcours techniques (long 6 à 7 KM et court 3,5 à 4,5 KM)

  • 2 parcours classiques (long 6 à 7 KM et court 3,5 à 4,5 KM)

  • 1 parcours pour débutant (initiation) et pour les tout petits (2 à 3 KM)

Un numéro d’identification figure sur les balises (101 à 130) et sera mentionné sur les cartes mères

Quelques conseils :

  • Choisir des postes évidents et clairs, ne pas cacher les balises

  • Bien centrer les cercles autour du poste

  • Numérotation correcte des balises

  • Prévoir une description des postes

  • Attention à l'échelle de la carte et à la longueur des circuits.

CARTES IOF

N'oubliez pas de demander à la coordinatrice du challenge d'été la carte IOF de base de votre zone d'entraînement bien à l'avance si vous ne la possédez pas.

Il appartient à l'organisateur de prévoir et d'imprimer un nombre suffisant de cartes pour les participants.

NOUVEAU en 2019 :

Cette année, nous faisons l'essai d'inscriptions préalables via le système O'punch.

L'organisateur pourra donc consulter les préinscriptions et prévoir les cartes en conséquence.

ATTENTION : la préinscription n'étant pas du tout obligatoire, et le système O'punch. Nouveau, ne vous fiez donc pas uniquement sur O'Punch et prévoyez des cartes supplémentaires...

PARTICIPATION AUX FRAIS

  • La participation est gratuite pour les membres de l’Altaïr et de l’ASUB (en ordre de cotisation et de certificat médical). Une liste complète des membres des 2 clubs sera jointe au matériel.

  • Autres clubs ABSO et IOF : 2 € / participation

  • Non-membres : 3 € / participation

  • Un fond de caisse de 30,00 € circule de vendredi en vendredi :

à l’issue de votre organisation, merci de récupérer la recette et de la verser sur le compte BE21651156712903 de l' ASUB .

Si vous le souhaitez, vous pouvez, tout en laissant obligatoirement un fond de caisse de 30,00 €, déduire directement les frais d'impression de cartes que vous auriez déboursés , ou bien, envoyer votre note à Vincent Vermaut, notre trésorier, pour remboursement.

Merci également d'envoyer un mail reprenant le détail des recettes/dépenses à annick.rouserez@hotmail.be

CLASSEMENT ET REGLEMENT

Chaque organisateur établira lui-même son règlement de course.

Il affichera clairement les règles de la course , d’attributions des points et de pénalités.

Attributions des points

  • 40 points au 1er du parcours technique long puis 39, 38, 37, 36, etc.

  • 35 points au 1er du parcours technique court puis 34, 33, 32, 31, etc.

  • 30 points au 1er des 3 autres parcours classiques puis 29, 28, 27, 26, etc.

Le classement du Challenge se calcule sur les 15 meilleures courses parmi l’ensemble des participations. La proclamation des résultats se fera lors des soupers de fin d’année des deux clubs organisateurs.

INSCRIPTION

  • Compléter la liste des participants qui comprendra leur : NOM ; PRENOM ; ANNEE DE NAISSANCE ; CLUB ; PARCOURS CHOISI, TEMPS de départ et d’arrivée.

  • Remettre une carte de contrôle et une carte IOF du circuit demandé.

  • Pour les temps de départ-arrivée, utiliser les cases adéquates sur la carte de contrôle.

Si il y a de nouveaux participants : merci de prendre également leur adresse mail et de transmettre cette liste à la coordinatrice du Challenge d'Eté ou à la secrétaire du Club (Laurence Aughuet).

DEBALISAGE

Chaque organisateur d'un entraînement débalise l'entraînement précédent et récupère le fond de caisse, les cartes de contrôle vierges et tous autres documents.

Si vous avez un empêchement pour débaliser, merci d'abords et bien à l'avance , de chercher vous même un remplaçant, et si vous n'en trouvez pas, de prévenir au plus vite, la coordinatrice Annick Rouserez (pour l'Asub) afin qu'elle puisse lancer un appel à l'aide auprès des autres membres du club.

IMPORTANT A SAVOIR

Nous avons de plus en plus de problèmes pour obtenir les accès aux Forêts et Parc de la région Bruxelles . Les autorisations d’accès de principe ont été obtenues auprès des Eaux et Forêts, mais elles ont été accordées « du bout des lèvres ».

En zone flamande de la Forêt de Soignes, il nous a été explicitement interdit de quitter les chemins. Les exercices prévus lors des courses du 12 juillet, des 2 et 9 Août devront absolument respecter cette obligation. Veuillez en tenir compte impérativement SVP.

Il est, par ailleurs, absolument indispensable de se conformer strictement aux consignes suivantes (PRINCIPE GENERAL : SOYONS DISCRETS) :

  • Pour les organisateurs :

    1. Respect absolu des particularités d’accès (zones interdites, ...) signalées par le coordinateur ;

    2. Rassemblement des autos et installation du secrétariat d’accueil en dehors de la forêt, même s’il faut faire quelques mètres supplémentaires dans le temps de course ;

    3. Veillez à l’aspect sécurité le long des voies publiques ;

    4. Obligation absolue de retirer les balises le vendredi soir (en aucun cas le samedi matin) ;

    5. Pose des balises à partir de 15H le vendredi après-midi ;

    6. Utilisation d’un sac plastique opaque ou d’un petit sac à dos pour transporter les balises lors de la pose et du retrait de celles-ci.

  • Pour les participants :

    1. Respecter la forêt et l’horaire imposé ;

    2. Ne pas amener son chien en forêt

    3. Ne pas amener de chien sur le lieu de rassemblement/départ/arrivée (sauf si tenu en laisse ou laissé dans le véhicule) ;

CONSIGNES DE FIN DES COURSES

Pour rappel, c'est le responsable du prochain entraînement (vendredi suivant) qui, en principe, s’occupe du débalisage : arrangez-vous avec lui afin de lui transmettre le fond de caisse, le stock de plastiques et de cartes de contrôle, ...

  • Si vous avez placé des balises avec des colsons, prévenez le afin qu'il prenne une pince avec lui.

  • Si du matériel (balises notamment,…) venait à disparaître, prière de le signaler dans les plus brefs délais.

  • Effectuer et transmettre, suivant le modèle fichier Excel ( en annexe) le classement à Marie Christine Blanche qui se charge de les placer sur le site ASUB : mcblanche@gmail.com

Contenu de la caisse matériel

(qui voyage de vendredi en vendredi)

  • 30 balises équipées de pinces numérotées de 101 à 130

  • une provision de cartes de contrôle

  • le fond de caisse de 30,00.-€

  • une provision du calendrier « Challenge d’Eté »

  • une provision de bulletins FRSO

  • une provision de folders promotionnels sur l’orientation

  • une provision de « Légendes IOF »

  • une provision de plastiques

  • quelques colliers COLSON pour attacher des balises si nécessaire en ville

  • un exemplaire des consignes Organisateurs

  • un exemplaire des consignes Participants